Qué es una metodología de gestión
Anecdotario. Lo que no es una metodología de gestión empresarial.
En uno de mis últimos trabajos por cuenta ajena, en mi primer día, cuando mis compañeras tenían que enseñarme cómo trabajar, me dejaron muy claro lo siguiente:
“Aquí trabajamos cada cual a nuestra forma, de la manera que nos parezca más fácil a cada una, y nos respetamos. El caso es que el trabajo esté hecho.”.
Imagínate, tal bienvenida a quien tiene tan arraigado trabajar con estándares, metodologías, gestión digital y hábitos del estilo, que están en el lado opuesto de tales “normas” (no normas, más bien).
Aunque creían que me lo estaban poniendo muy fácil, mi primer pensamiento fue justo el contrario. “Victoria, esto no va a ser fácil para ti”.
Origen y uso habitual del término metodología en la gestión
Desde hace muchos años, conozco el concepto de metodología de gestión.
En este momento, se ha convertido en un término protagonista en mi negocio, y cómo todo, hay que comunicarlo. Así que ¡vamos a ello!.
Investigando otras publicaciones, me he dado cuenta de que no es nada fácil encontrar una explicación sencilla, clara, concisa sobre lo que significa implementar una metodología de gestión empresarial.
El origen de la palabra metodología, sin ser yo erudita en el tema, proviene del griego.
- Méthodos = Método – Procedimiento que se sigue para conseguir algo.
- ~ logos = ~ logía – estudio, tratado o ciencia.
Por lo general, una metodología de gestión, se suele relacionar directamente con metodología de gestión por proyectos, cómo los modelos Agile, Scrum, Kanban.
Por otro lado, el trabajar basándose en unos procesos definidos, también se le considera metodología de gestión.
La metodología de gestión no tiene por qué implicar metodología de gestión de proyectos
Sinceramente, creo que hablar de metodología de gestión empresarial, no debería implicar el trabajar con proyectos estructurados ni tener unos procesos excesivamente detallados y definidos.
Tampoco hay que echar mano a anglicismos ni palabrejas.
Ni limitar el trabajar con unos métodos solo a multinacionales cuya solvencia les permite tener a personal dedicado en exclusiva a estudiar e implementar metodologías.
En mi opinión, es más efectivo que las tareas se realicen con la máxima calidad posible, en un orden, con unos estándares y que todos los trabajadores se impliquen en ello.
La cuestión está en facilitar la forma de trabajar, centrar todos los esfuerzos y no “dispersar” la mente con terminologías ni sistemas elaborados.
La metodología de gestión en pequeñas empresas
Quizás en una multinacional, por la complejidad de sus procesos de trabajo, la cantidad de departamentos, etc., sí es necesario recurrir a metodologías muy elaboradas, y terminología adecuada a la globalización en la que vivimos.
Pero, ¿acaso tú, que trabajas en solitario o que tienes una microempresa de no más de 10 trabajadores o una PYME, no puedes implementar una metodología de gestión?.
¡¡Claro que puedes!! Es más, ¡¡deberías hacerlo!!.
Vale, hasta aquí más o menos claro, ¿Verdad?.
Pero ¿dónde está mi definición de Metodología de Gestión?.
Mi reflexión y definición sobre qué es una metodología de gestión
Una metodología de gestión no es más que establecer unas normas de trabajo para gestionar los negocios, sean del tamaño que sea.
Determinar el paso a paso de las tareas, trabajar todas las personas de la misma forma, utilizar las mismas herramientas y recursos, comunicarse de forma análoga tanto con el resto del equipo cómo con los clientes y proveedores…
Vale, eso son los procesos, el paso a paso que realiza una persona con unos determinados recursos para obtener un resultado, pero ¿por qué no llamarlo por su nombre?.
Podríamos llamarlo, pero no es estrictamente necesario.
Cómo establecer una metodología de gestión
Cualquiera, sin preparación previa, puede establecer una metodología de gestión en su negocio. Te cuento cómo puedes hacerlo.
Simplemente, empieza a definir unas normas, unos estándares para ejecutar tareas, con tu equipo de trabajo, deja constancia de ellas por escrito de forma sencilla, que sean accesibles y que todos los implicados las conozcan y puedan mejorarlas.
Poco a poco, progresivamente, teniendo en cuenta todos los detalles en la gestión del negocio.
Sin prisa, sin pausa, mejorando, perfeccionando…
Ejemplos de dónde aplicar una metodología de gestión en digital
Y cómo estamos hablando de gestión, y más concreto, gestión en digital, te pongo ejemplos. Puedes definir estándares para:
- Estructura de carpetas
- Nomenclatura de archivos
- Gestión de la nube, correo electrónico, facturación, finanzas, contabilidad.
- Control del tiempo
- Planificar tareas (por proyectos es más efectivo, de eso te hablo otro día)
- Comunicación con el equipo y reparto de esas tareas
- Atención al cliente
- Gestión de proveedores
- Tareas de marketing y comunicación
…
Una vez vayáis poco a poco definiendo todo, y dejando constancia, entonces los procesos estarán ya creados, así, sin esfuerzo, progresivamente.
La metodología de gestión cómo paso previo a la calidad y mejora continua
A partir de lo que te he indicado antes, puedes mejorar, y mejorar y mejorar… Hasta el infinito y más allá.
Para ello, lo mejor es autoauditarse.
Aunque el tener una metodología de trabajo en sí, no implica tener implantada la mejora continua en tu negocio. De esto te hablo en próximas entregas.
Para mí, la base de la calidad y mejora continua en la gestión y administración empresarial es el establecer una metodología de trabajo.
Ventajas de trabajar basándose en una metodología
La verdad es que cada una de las ventajas que te voy a contar, darían para un artículo.
De forma escueta, implementar una metodología, implica:
- Trabajar en toda la empresa de forma homogénea
- Reducir el tiempo de adaptación de nuevas incorporaciones
- Optimizar los tiempos de ejecución en cualquier gestión
- Controlar y mejorar los costes y beneficios del negocio
- Aumentar la satisfacción en los clientes
- Incrementar las ventas
- Mejorar el ambiente de trabajo y compañerismo
…
Y otras muchas más, derivadas de una forma de trabajar estructurada, controlada y estandarizada.
Metodología de gestión en digital
El Modelo de Madurez Virtual
«Aterrizando» todo lo que te acabo de contar, y esperando te esté sirviendo esta información, no tengo mejor forma de despedirme que presentarte la metodología que yo misma he diseñado para ti: El Modelo de Madurez Virtual.
El MMV es una metodología de gestión en digital para implementar en microempresas, pymes o negocios de profesionales independientes.
Te invito a que lo conozcas más en profundidad:
Sin más, me despido, y te recuerdo:
Apuesta por tu excelencia digital
✍🏼Victoria Delgado - Mentora de Gestión Digital
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