Productividad y ladrones del tiempo

Eficiencia trabajando en solitario o en equipo

No sé si recordarás una serie española, de hace titantos años que se llamaba “Los ladrones van a la oficina”. Pues bien, hoy te quiero hablar sobre los ladrones del tiempo, que también van a la oficina.

La cosa se pone seria, cuando estos bandidos del tiempo empiezan a robarte ese divino y preciado tesoro en forma de tic-tac.

Y lo peor, es que son ladrones de guante blanco, que sin darte cuenta, se apoderan de tu productividad y te generan estrés y bajo rendimiento.

Pero no solo se apoderan de ti, sino de todas las personas que tienes alrededor, física o virtualmente, y que trabajan contigo en tu negocio.

Personalmente, no te das cuenta de que están ahí y culpas a las demás personas, exclamando a cada poco “No me da la vida”.

Culpas a tu equipo, a los clientes, a las redes sociales.

¿Seguro que toda la responsabilidad la tienen factores externos a ti?. 

Hablemos claramente de ello, créeme que te vendrá bien.

Mujer cansada y estresada, mujer enérgica con reloj y control del tiempo.

Ladrones del tiempo, ¡¡combátelos!!

Sin tu permiso expreso, pero con todo mi cariño, hoy vengo a descolocarte un poco y a contarte cuáles suelen ser REALMENTE esos ladrones del tiempo.

Eso sí, espero que este artículo, no se convierta en ladrón de tu tiempo.

Además, voy a tratar el tema también desde la perspectiva de equipo y proponiéndote soluciones para que corrijas, si es el caso, las malas prácticas relacionadas con este tema.

Correo electrónico

El correo electrónico NO ES URGENTE.

Ni para ti ni para nadie de tu equipo, si es el caso.

¿Acaso lo eran las cartas de envío ordinario que dependían del reparto de correos?.

Establece un periodo de tiempo al día o una rutina, para revisar, clasificar y contestar tus comunicaciones online.

Los correos más urgentes y/o que te lleven menos de 5 minutos te recomiendo los contestes en el momento.

Para el resto de correos, crea una tarea y programa su ejecución.

Si lideras un equipo, ten en cuenta esto y traslada a tod@s esta forma de gestionarlo.

Llamadas de teléfono

Si la naturaleza de tu negocio requiere la atención telefónica, establece un horario de atención al público más reducido de lo que es la jornada laboral completa.

Esta información debería estar en toda tu presencia digital y/o en papel y mantenerla actualizada.

En caso de que trabajéis varias personas en tu negocio, si te es posible, configura una centralita dónde redirigir automáticamente las llamadas por funciones o departamentos.

Incluso puedes determinar que dejen un mensaje.

En caso de que no sea indispensable e incluso pueda ser contraproducente, la atención al cliente o proveedor por teléfono, indícalo igualmente en toda tu presencia digital y/o en papel, incluida la mensajería instantánea y no publiques tu número de teléfono ni lo indiques en las tarjetas de visita.

Cómo posible alternativa, puedes implementar un calendario online de citas. Yo, por ejemplo, utilizo Calendly, dónde se puede concertar cita o por videollamada o por teléfono. No suelo atender llamadas no programadas.

Si tienes la creencia de que limitando o controlando las llamadas de teléfono, tu negocio debilita la buena atención al cliente, no tiene por qué ser así.

Siempre y cuando diseñes bien la información de horarios o la redirección a otros medios, tu cliente no tiene por qué verse afectado negativamente.

sindrome multitarea y ventanas

La multitarea. El síndrome de las ventanas abiertas

Y no, no es porque tengas frío o entre viento. Me refiero a ventanas en tu sistema.

Tener en marcha varias tareas digitales a la vez, o tener siempre abierta la pestañita de aplicaciones cómo el correo o las redes sociales en el navegador, te resta productividad.

La dispersión es uno de los mayores ladrones del tiempo.

Trabaja con foco. Cierra todas las ventanas que no tengan que ver con la tarea que estás ejecutando.

Cómo consejo adicional, prueba la técnica pomodoro (tienes mucha información en la red, incluso aplicaciones).

Eso sí, personalízala al máximo.

Falta de organización

Este es uno de los ladrones que pasan más desapercibidos. En ocasiones no es muy evidente, ni se reconoce o autorreconoce con facilidad.

En organización podemos tratar dos cuestiones:

Las prioridades y el control del tiempo.

Establecer un orden lógico de ejecución, teniendo en cuenta las fechas límite, estrategia, intereses, etc.

Utiliza herramientas colaborativas para organizar el trabajo y controlar los tiempos de ejecución

Ya sabes, tanto si trabajas en solitario o lideras un equipo.

Puede ser desde un “simple” calendario hasta una herramienta de gestión de tareas / proyectos y equipo avanzadas.

Todo va a depender de la naturaleza de tu negocio.

La organización de recursos

De este tema te podría dedicar otro artículo.

Organizar los recursos para trabajar de forma ágil, es fundamental.

Si hablamos de espacio físico, tener todo organizado y a mano dependiendo de su frecuencia de uso, es primordial.

¿Te imaginas una ferretería desordenada?, ¿o una biblioteca?, ¿o el archivo de historias clínicas de un centro sanitario?.

En el caso de espacio digital, lo que viene siendo el uso de nuevas tecnologías, idem de idem.

Tener cada elemento en su sitio, que todos los implicados utilicen las aplicaciones de la misma forma, por ejemplo, ahorrará pérdida de tiempo a causa de no encontrar o no poder ejecutar el trabajo de forma ágil por el caos digital generado.

No tener en cuenta el cronotipo

Palabra que puede ser no conozcas.

El cronotipo es la predisposición natural que cada persona tiene de experimentar picos de energía o los llamados “bajones” según la hora del día.

Si no te habías parado a pensar en ello, hazlo, y autoanaliza tu propio cronotipo.

Cuando tengas identificado qué hora/s del día trabajas con mayor energía, programa las tareas más complejas teniendo en cuenta esto.

Realiza tareas más repetitivas, monótonas y que no requieran mucho tu atención para las horas en las que trabajas con menos energía.

Por ejemplo, no es lo mismo redactar un proyecto que organizar el correo electrónico.

Puede ser que trabajes en equipo o incluso seas responsable de tomar o cerrar decisiones. Ten en cuenta esto con el resto de personas.

Que cada cual organice su día, en la medida de lo posible, teniendo en cuenta sus picos de energía. No es ninguna tontería.

Te pongo otro ejemplo, pero con turnos de trabajo.

Si tenéis que organizar un calendario y no influyen otros factores, como por ejemplo la conciliación, podéis tener en cuenta las preferencias de cada trabajador/a en cuanto a si trabajan mejor de mañana, tarde o noche.

cronotipo. momento del día con máxima energia

Problemas de comunicación

Los malos entendidos, el miedo a cómo responda la otra persona, la falta de empatía con quien recibe un mensaje.

Cualquier traba en la comunicación se convierte en un ladrón de tiempo.

Mi consejo: Claridad, honestidad, transparencia y diálogo.

Sin importar el rol o funciones que ejerzas en tu trabajo.

Procura que las interacciones con otras personas, sean lo más efectivas posibles.

No generes dudas, no te quedes con dudas, entre otras cosas.

Sobre el formato óptimo de comunicación, te hablo en el próximo punto.

Reuniones eternas

Seguro que has estado en reuniones en las que estabas continuamente pensando en todas las tareas que tenías pendientes, mucho más importantes que estar debatiendo un punto eternamente.

¡¡Menudo ladrón del tiempo este!!

Aunque está claro que, en muchos casos, son necesarias, o no.

Cómo consejos:

Comunícate en digital.

El uso EFICIENTE de herramientas colaborativas de tareas o planificación, evita: Reuniones, correos, llamadas, mensajes y dispersión de información. Hay múltiples.

Haz tus reuniones eficientes.

En caso de que organices o asistas a una reunión, porque sea necesario, haz que esta sea lo más productiva posible.

  • Establece un objetivo claro.
  • Organiza los puntos a tratar, de la reunión y/o de tu participación.
  • Envía o solicita una convocatoria o algo análogo, para difundir esos puntos.
  • Estableced un límite horario.
  • Durante la reunión, respeta o haz respetar el guion.
  • Determina o solicita las conclusiones a las que se ha llegado en la reunión.
oficina con luz natural. lugar de trabajo cómodo, agradable y ergonómico

Lugar de trabajo incómodo

Otro ladrón camuflado. Luz, ergonomía, ruido, olores…

Todo influye a la hora de trabajar con fluidez.

Tenlo en cuenta, tanto si depende de ti, cómo si no está de tu mano.

Hay multitud de información al respecto en documentación y cursos de Prevención de Riesgos Laborales.

No pases por alto este tema en tu trabajo o negocio. Optimizarás tu tiempo si trabajas en un lugar cómodo y agradable, incluso, puedes prevenir lesiones y sus consecuentes bajas médicas.

Y hasta aquí los ladrones del tiempo más usuales que pululan por los puestos de trabajo.

Concluyendo

Siempre digo que para mí, los negocios, cómo muchas cuestiones en la vida, tienen una naturaleza holística.

Es decir, el buen funcionamiento, en general, depende de cómo se desarrollan partes más pequeñas. Todo influye.

Creo que es preciso, a la hora de tratar de trabajar con mayor productividad, tener en cuenta también múltiples factores, cómo los que he detallado.

No solo se trata de factores técnicos, sino también de actitud y autoconocimiento, entre otras cosas.

Espero haberte dado alguna nueva pista para despedir por siempre a los ladrones del tiempo.
¿Me lo cuentas en comentarios?.

Mi propuesta, mi regalo

“Aterrizando” todo lo que te acabo de contar, y esperando te esté sirviendo esta información, no tengo mejor forma de despedirme que presentarte Analiza, Organiza y Agiliza, la Gestión en Digital de tu negocio.

El cuestionario y plan de acción que te ayudarán a mejorar la productividad de tu gestión empresarial, con el uso eficiente de herramientas digitales.

Sin más, me despido, y te recuerdo:

Apuesta por tu excelencia digital

✍🏼Victoria Delgado - Mentora de Gestión Digital

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