Organización, digitalización, productividad

La evolución de cualquier negocio, sobre todo si es un negocio con presencia online, pasa por ser gestionado teniendo en cuenta la organización, la digitalización y la productividad.

Llevo más de un año trabajando desde el mismo propósito, y comunicando dicho propósito por varios escaparates digitales, y no es fácil.

Porque el diseño, la gestión de redes sociales, las automatizaciones, creo que son un tanto más sencillas de hacerse entender…pero cuando se trata de gestión y metodología, la cosa se complica, al menos para mi. Son servicios menos menos “vistosos” y tangibles por nuestro público objetivo y clientes, pero tienen igual o quizás, mayor importancia.


 

Organización y digitalización productiva

No puedo estar más contenta de haber dado, creo que en el clavo, con esta frase que resume toda la esencia de mi trabajo con los negocios online.

A través de esta frase, voy a reflexionar sobre varios conceptos, siempre teniendo en cuenta el enfoque desde el punto de vista de negocio digital, aunque estoy convencida de que es extrapolable a cualquier tipo de negocio.

Y mientras reflexiono, te voy lanzando unos consejos entre líneas, que igual te son útiles ahora mismo.


Digitalizar con organización, algo impepinable

La palabra, el concepto y la acción de digitalizar un negocio, está a la orden del día. Lo que no creo que esté tan en boca de cualquier negocio “digitalizable” o, lo que es peor, de cualquier negocio proveedor de digitalización, es la organización.

Se puede digitalizar sin una organización eficiente, ¡¡claro, cómo poderse, se puede!!. Ahora bien, la experiencia me dice que si no se hace con un orden lógico, con una estructura, con un esquema, por entendernos mejor, la digitalización pierde solidez.

Además, esa estructura, debe ser coherente con la naturaleza del negocio, con sus servicios, con su forma de trabajar.

Estructura de negocio y organización digital

Quizás estoy contándote cosas un poco en abstracto…te lo voy a llevar a la práctica.

¿Cómo se hace ese “hermanamiento” entre estructura de negocio y organización digital?.

El primer esquema, que yo te propongo, es clasificar toda la actividad de un negocio en tres grandes áreas:

  1. Gestión interna
  2. Servicios
  3. Atención (o gestión) de clientes

Cada área, conlleva una serie de documentación y actividades a realizar. Si vamos enumerando cada una de ellas y haciendo un esquema lógico y óptimo, ya tendremos la estructura de nuestro negocio.

Por ejemplo, en Gestión Interna detallaremos de forma esquematizada, todas las tareas/subtareas no facturables que tenemos que realizar.

    • Finanzas
    • Redes Sociales
    • Web
    • Blog ….

Y esto nos sirve tanto para crear los departamentos de una multinacional, o una pyme, cómo para trabajar de una forma organizada si somos profesionales independientes.

Teniendo presente este esquema, podemos organizar todo nuestro negocio en su trastienda:

  • Sistema documental (es decir, carpetas y archivos)
  • Organización del correo electrónico,
  • marcadores de nuestro navegador…

cualquier herramienta “organizable” debería ser coherente con la estructura de nuestro negocio.

¿Qué conseguimos con ello? – Trabajar de una forma alineada, metódica, ágil e intuitiva.

 


 

La digitalización integral de negocios online

Te pongo este título cuando en realidad tendría que referirme a “digitalización real de negocios digitales”, y ganas no me falta de decirlo así, tal cual. Pero siendo empática, me resulta hasta un tanto incoherente e insultante esa afirmación, pero verdad no le falta.

Si algo llevo comprobando desde que comencé a emprender en 2020, es que los negocios digitales no son digitales en su totalidad.

Al principio me resultó cuanto menos “chocante”, y si te digo la verdad, algo decepcionante.

Viniendo de una profesión puramente tecnológica y habiendo ayudado en la digitalización de negocios físicos, transformando las gestiones en papel a gestiones digitales, mi expectativa era bien distinta a la realidad.

Me imaginé que las nuevas profesiones digitales, ya tenían más que implementadas todas las maravillosas herramientas que hoy tenemos a nuestro alcance, que además, resultan baratas e incluso muchas de ellas son gratuitas.

Cuando he ido conociendo la trastienda de distintos negocios, puedo afirmar que veo absolutamente necesaria una digitalización REAL de negocios digitales.

Digitalización superficial

Tener una web, utilizar un programa de facturación, estar presente en una o varias redes sociales y prestar servicios online con reuniones por zoom y usando la nube, todo eso, no convierte a un negocio en digital cien por cien.

Mi descubrimiento progresivo ha sido acercándome a otros negocios de una forma muy simple y sencilla: apuntándome a su lista de correos y descargando el ya famoso en este mundillo “lead-magnet”.

Con esa acción y “vigilando” muy de cerca a los profesionales por redes, he podido conocer algo de lo que se cuece en sus trastiendas y de cómo son sus negocios por dentro:

  • Organizadores en pdf para imprimir
  • Gestionar tareas en listas sin calendario
  • Hacer el calendario editorial en papel con post-its
  • Determinación de objetivos en PDF
  • Multitud de profesionales digitales que adoran las agendas en papel
  • Otros que adoran las herramientas y tienen la información dispersa
  • Y la repanocha, un negocio referente (no te puedes imaginar cuanto) que aconseja asignar tareas por correo electrónico (ojiplática me quedé)

Y mi pregunta siempre es “¿Cómo hacen toda esa información “manejable”, eficiente y útil?”.

Sinceramente, creo que, en su mayoría, no lo hacen, y muchos de ellos me lo han hecho ver de forma directa.

Digitalización REAL, digitalización integral de la trastienda virtual

Según mi forma de entender los negocios online (e incluso físicos), una digitalización real, pasa por:

  • Soltar definitivamente el papel y el boli
  • Usar herramientas de gestión interna: Finanzas en su totalidad, gestión de tareas, planificación, control del tiempo.
  • Al ser posible, utilizar una herramienta que engloba todas, que nos sirva de panel de control
  • Implementar el uso de forma coherente con nuestra estructura de negocio
  • Que sean colaborativas e intuitivas
  • Poder utilizarlas en distintos dispositivos, tanto escritorio cómo móvil
  • Que nos ayuden a obtener datos y estadísticas de forma inmediata

¿Le estamos o no sacando chicha a la frase?

Bien, ya hemos hablado de organización y digitalización ¿Qué hay de la productividad?


 

La productividad sin digitalizar o hiper digitalizada

Está claro y tengo claro, que la productividad empieza por la actitud.

 


 

 

Primeramente por la concienciación, porque, créeme si te digo que he escuchado a profesionales “jactarse” de ser un desastre y sin remordimiento alguno ¡¡olé, si son felices!!. Las consecuencias, mejor las dejamos para otro artículo.

Si la conciencia y la visión de necesidad existen, nos lleva al segundo paso.

 

Buscar ayuda para gestionar el día a día, equilibrar entre vida personal y profesional, escuchar nuestro interior y perseguir nuestros propósitos, tener unos objetivos y accionar con coherencia…genial, todo está genial.

Hay muchísimos profesionales, sobre todo coachees y mentores, que se dedican a ayudar en la transformación de las personas en este sentido. ¡¡Bravo por esos profesionales, no es tarea fácil!!.

¿Sabes qué? Que las personas que han pasado por ahí, quizás aún no llegan a aterrizar sus negocios online al detalle, ni logran una eficiencia real, ni una escalabilidad.

Algunas de ellas son conscientes de ello, y buscan esa “vuelta de tuerca” que ya saben que les falta. Entonces se encuentran con miles de herramientas, y las empiezan a utilizar a cómo la propia herramienta o el videotutorial o curso, les da a entender, sin tener en cuenta sus habilidades, preferencias y su negocio.

E incluso utilizan unas herramientas análogas para una cosa y otras para otras, dispersión de información total. De ahí la multiherramienta o hiper-digitalización.

Otras… viven ya felices con su transformación e inconscientes de que hay algo que puede hacer mejorar su productividad: LA DIGITALIZACIÓN REAL.

 


 

Reflexión final sobre la organización y digitalización productiva

Recopilando, ¿por qué refleja tan fielmente mi propósito esta frase?.
Porque mi propósito es ayudarte, de forma progresiva, a:

  • Organizar o (re-organizar) tu negocio antes de digitalizar: Tu trastienda, desde las bases. Con estructura, de forma coherente a tu actividad diaria y a tus servicios.
  • Digitalizar por completo un negocio estructurado: El boli y el papel para momentos de inspiración. Si quieres una gestión manejable, colaborativa y de la que poder extraer datos para evolucionar y escalar, tu digitalización debe de ser completa y eficiente.
  • Implementar una productividad gestionada al detalle, medible y escalable: Porque la productividad no es sólo un tema de desarrollo personal. Si la acompañamos de herramientas de gestión digitales, la elevaremos a la enésima potencia.
 
 

Juguemos un poco más con las palabras

Y sabiendo ya cómo puedo ayudarte, en muchos contenidos verás que me refiero a NEGOCIOS ONLINE, en lugar de a NEGOCIOS DIGITALES, que es lo mismo que lo mismo es ¿no te parece?.

¿Sería coherente la digitalización de negocios digitales?, sería redundante y absurdo…

Sin embargo, si añadimos el adjetivo PRODUCTIVA a esa digitalización, ya sí reflejo mi propósito.

Y si ayudo a DIGITALIZAR íntegramente negocios OnLine, tampoco suena mal ¿verdad?.


Concluyendo

Si tienes un negocio online y crees que puedes evolucionar a través de una ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN PRODUCTIVA, estoy aquí para ayudarte.

El por qué soy Mentora y en qué consiste ese modelo, te lo cuento en siguientes entregas.

Mientras tanto…”Haz del orden y el reloj tus mejores aliados”