Quien dice digitalización, dice mejora en la gestión digital de negocios y empresas. Igualmente, las claves que te voy a contar son aplicables a cualquier negocio, incluidos los/as profesionales independientes.
Hoy en día, entendemos por digitalización, el proceso de transformar tareas, acciones o gestiones, habitualmente analógicas en los negocios, por procesos digitales.
Hasta hace pocos años, en la “era prepandemia”, cuando se hablaba de digitalización, nos referíamos a dar formato digital a información analógica. Por ejemplo, escanear documentos en papel, pasar del clásico carrete de fotos a imágenes digitales, etc…
Cómo todos sabemos, la revolución digital, se ha acelerado considerablemente, con la situación mundial que hemos vivido.
Es por ello que el término digitalización, ha pasado a formar parte de nuestras vidas cómo algo más amplio.
Las empresas se han visto en la necesidad de hacer uso de las nuevas tecnologías, para llevar a cabo procesos en distintas áreas de negocio.
Con digitalizar, ya no sólo nos referimos a cambiar de formato y soporte la información que manejamos, sino que la digitalización nos ofrece una nueva forma de “hacer las cosas”.
Antes de pasar a enumerar y analizar las claves para una digitalización de éxito en los negocios, voy a detenerme a hacer una reflexión particular.
En el último año, y cómo consecuencia del uso de las tecnologías cómo medio de promoción de las empresas, y el apoyo de las distintas administraciones al impulso de la digitalización de los negocios, vengo observando una cuestión.
Cuando establezco relación con microempresas y comercios, la digitalización se entiende, casi exclusivamente, cómo la transformación del negocio en cuanto a canales de venta digitales.
Se considera, por tanto, muy relevante, el implementar herramientas tales como:
Sin embargo, en el caso de empresas con mayor volumen de negocio, cómo pueden ser PYMES, o en el caso de sectores más relacionados con el trabajo administrativo, la percepción de la digitalización cambia.
En tal caso, muchas de ellas han sufrido el impacto de tener que optar por el teletrabajo para subsistir. Este hecho ha influido en que se dé más importancia a implementar la digitalización de:
Oficina virtual: Comunicación en remoto, gestión de documentos en la nube…
Gestión de procesos: Control del flujo de tareas y documentación mediante herramientas digitales.
Así cómo cuestiones de ciberseguridad relacionadas con estas actividades.
Ahora bien, y aquí llega mi reflexión en modo de pregunta.
¿Realmente las empresas que entienden el hecho de digitalizar limitándose al vender online, a través de redes sociales y/o web, son conscientes de que la digitalización, tarde o temprano, deberá implementarse en los procesos de trabajo y en toda la gestión y administración interna del negocio?.
¿Están los/as responsables de esos negocios verdaderamente implicados en la transformación digital, o tienen la intención exclusivamente de delegar en los profesionales que le desarrollen soluciones?.
Sinceramente, creo que la revolución digital y la digitalización apresurada de ciertos negocios, puede llegar a ser un arma de doble filo.
Cómo consecuencia de esta reflexión, he desarrollado los puntos claves a tener en cuenta para llevar a cabo una digitalización con éxito.
No te precipites y evalúa cuál es el área o actividad en la que necesitas evolucionar o crecer haciendo uso de las nuevas tecnologías.
Por ejemplo, ¿Realmente necesitas más clientes o la gestión de tu caja podría ser más eficiente?.
Tu proveedor de servicios digitales no va a estar para todo lo que necesitéis, ni tampoco para siempre.
Si tu personal, o tú mismo/a necesitáis desarrollar competencias tecnológicas, tenlo en cuenta antes de embarcarte en el proceso.
Si tienes en cuenta los dos primeros puntos clave, te será más fácil acertar.
Existen muchos proveedores que acuden a ofrecer servicios a puerta fría.
Obviamente, si se es el caso de una empresa de marketing en redes sociales, su asesoramiento va a ir encaminado a que eso precisamente es lo que sí o sí necesita tu negocio.
¿Necesitarás servicios adicionales?. ¿Tu empresa está preparada para un mayor volumen de trabajo y para tareas digitales?
Por ejemplo, si creas un eCommerce: Contempla la posibilidad de necesitar un servicio de fotografía profesional.
Reflexiona sobre qué implicará gestionar los pedidos en cuanto a personal, espacio para mercancía, envíos, administración, etc…
Además, en este análisis, haz una previsión y planificación de todo lo que te supondrá mantener al día, de forma eficiente, las herramientas que vayas a implementar.
Existe un desconocimiento generalizado de las profesiones digitales y relacionadas con las nuevas tecnologías. Más bien, se suelen malinterpretar las tareas y soluciones que da cada profesional.
En caso de que la empresa no te facilite un contrato o pliego de condiciones, tareas a realizar, lo que incluye o no incluye su servicio, etc. solicítalo.
Ten en cuenta tus ritmos, el ritmo de tu empresa, el tiempo que deberás dedicarle a cambiar tu forma de trabajar o a incluir nuevas tareas.
Que no te preocupe la competencia. Más vale ir con paso firme, que tropezar por correr en un terreno que no dominas.
La digitalización no es cosa de “expertos”. Además, tendrás que facilitar información y material para que se lleve a cabo el trabajo.
Establece una comunicación fluida, respetuosa y optimizada con la otra persona. Respeta sus tiempos y haz porque respete los tuyos.
Pregunta todas tus dudas sobre el funcionamiento posterior de la herramienta, y si es necesario, negocia un pack de formación, para ti y/o tu equipo.
Y por último, y cómo consejo a modo BROCHE DE ORO, aprovecha la transformación digital para transformar igualmente la filosofía de trabajo en tu empresa. Realiza acciones de mejora continua, independientemente de si implementas un sistema de calidad o no.
En esta recta final del año, he preparado un regalo para ti, muy alineado con la Mejora Continua. Te lo cuento al final del texto.
Desde mi punto de vista, cómo Mentora de Gestión Digital, para que un proceso de digitalización o mejora de las herramientas tecnológicas sea exitoso, hay que poner en el centro a las personas.
La mentalidad, flexibilidad y motivación de todo el personal implicado es fundamental. Al igual que dejarse guiar por profesionales, formando equipo e implicándose en cada etapa.
Hay que tomar consciencia de que el esfuerzo en tiempo y recursos, en un determinado momento, se verá recompensado con la sostenibilidad del negocio.
Sobre todo y ante todo:
Tú puedes, tu empresa puede y la digitalización es cosa de tod@s.
“Aterrizando” todo lo que te acabo de contar, y esperando te esté sirviendo esta información, no tengo mejor forma de despedirme que presentarte Analiza, Organiza y Agiliza, la Gestión en Digital de tu negocio.
El cuestionario y plan de acción que te ayudarán a mejorar la productividad de tu gestión empresarial, con el uso eficiente de herramientas digitales.
Sin más, me despido, y te recuerdo:
Artículos sobre gestión y herramientas digitales, procesos de digitalización, implementación de metodologías, sistemas de calidad, equipos digitales, productividad, organización digital, mejora continua…
© 2022 Victoria Delgado
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