Carta a una Asistente Virtual

apta para cualquier profesional digital

Si me sigues desde hace tiempo, conocerás mi historia en el emprendimiento digital. La vengo contando en redes.

Pero hoy no estoy aquí para hablar de mi, eso lo haré en otro artículo.

Hoy dirijo el foco a una profesión que conozco muy de cerca y que se merece todo mi respeto y admiración: La Asistencia Virtual

Dentro de unas líneas, este artículo, se convertirá en carta. Es la forma más directa y entrañable, que he encontrado para dirigirme a ell@s (a ti, si es tu caso).

¿Por qué? pues en vez de repetirme, te lo cuento ya de ya, en la carta (que voy a dividir en secciones por eso del SEO ;-).

 

Querida Asistente Virtual, querida amiga:

Aunque no nos conozcamos directamente, ni tan siquiera sepa tu nombre, te debo una explicación, e incluso, una disculpa.

Posiblemente me sigas desde hace muchos meses, incluso hemos intercambiado comentarios y mensajes…y yo, egoísta de mí, no estoy siendo lo suficientemente agradecida.

He organizado sesiones y estoy montando un sarao relacionado con la organización y productividad, y no te tengo en cuenta, no admito que solicites participar.

Paradójicamente, te tengo muy en cuenta en todos mis contenidos, en mis mentorías y en esos eventos. Quizás ya imagines hacia dónde me dirijo, aunque prefiero explicarme y dejarlo claro clarinete.

La Asistencia Virtual y metodología y cliente ideal

Tengo presente que, quizás, necesites también evolucionar en una metodología y en una digitalización integral y productiva. Por ti y por tus clientes.

Estoy segura que conoces la situación en la que se encuentran tu público objetivo, tus clientes potenciales y tus clientes actuales. NECESITAN DELEGAR.

Y voy yo, y hace casi 6 meses, suelto la lindeza de “DELEGAR NO FUNCIONA”.

Vaya por delante, que por suerte, no siempre esta afirmación es cierta.

Y vaya por delante que, hablando de tus clientes, no se trata de que sean MALOS PROFESIONALES o MALAS PERSONAS. Son muy buenos, en “lo suyo”, simplemente, carecen de conocimientos y habilidades en la gestión de proyectos y de equipo.

Delegar eficientemente, errores al delegar

Porque, estarás conmigo, que hay que saber delegar eficientemente. Sobre todo, tratándose de delegar en profesionales cómo tú, amiga, que aportas soluciones: Recurrentes, en tareas muy variadas.

Ahora, reflexionemos juntas, a ver si te identificas con alguna de estas situaciones.

  • Tu cliente no se presenta a vuestra primera reunión, previa al presupuesto, o llega tarde.
  • No sabe qué tareas delegar, y te pide consejo a ti, que puedes “acertar” o no.
  • No te contesta a ese presupuesto que te ha llevado una hora (no facturada) de tu tiempo
  • Si empieza vuestra colaboración:
    • Las tareas no te las especifica bien:
      • Tienes que hacerle múltiples preguntas
      • Incluso te sientes algo “torpe”, piensas que no sabes hacer lo que te pide.
    • Si necesitas material, te lo entrega tarde y vas siempre apurada
    • No te da feedback cuando se lo pides, lo necesitas o incluso cuándo tenéis un día de revisión semanal, tampoco cumple con esa tarea
    • Confía exageradamente en tu profesionalidad, tú eres la experta en….”¿leerle la mente?”.
    • Todo lo que le entregas, está perfecto siempre…y después detectas cambios sustanciales o lo que es peor, que no utiliza ese material, no utiliza tu trabajo, a tirado su dinero (y tu motivación) por el retrete.
    • Tenéis las comunicaciones y el material disperso: Correo, whatsapp, trello, asana…porque por más que tú quieres ser organizada, la otra parte, funciona “a su antojo” ¡¡menudo caos!!
    • Te asigna tareas que sabes que, nunca jamás, las vas a hacer cómo él/ella, porque es dónde más valor aportan en su negocio. Por ejemplo, que un profesional del diseño, te asigne el diseño de su feed o publicaciones ¿Cómo te sientes? ¿en serio crees que va a funcionar?

Podría contarte más, pero la taquicardia se apodera de mí, y creo que tú tendrás más historietas que añadir a todo lo que te acabo de relatar.

Consecuencias de no delegar eficientemente

¿Qué ocurre si se da una, varias…o incluso todas ellas?

  • Te sientes mal, e intentas hacer razonar a tu cliente, para cambiar vuestro proceso de trabajo
  • Puede funcionar, pero, también ocurre que:
    • No atiende a razones, porque no te ha contratado para que le digas qué o cómo tiene que organizarse y llevar su negocio
    • Te percibe cómo una “mosca cojonera”, hablando mal y pronto, en lugar de una solucionadora
    • Si el trabajo no se adecua a lo que quiere, puede, incluso, que no reconozca que te ha dado mal las indicaciones.

La patata caliente cada vez quema más…y al final, o la tiras al suelo o te la quitan de las manos. Entonces, vuestra colaboración finaliza, con conversación o sin ella. Ambas partes habéis sufrido una mala experiencia:

  • Tu cliente ha perdido dinero
  • Ambas habéis perdido el tiempo, porque tú podrías haber ampliado tu cartera con profesionales con los que realmente funcione la relación.
  • Tu cliente te puede percibir cómo mala profesional y/o entra en una fase de CAOS y estrés más grave que al inicio de vuestra relación.

Soluciones para la transformación y madurez virtual

Ahí es dónde yo aporto soluciones, hoy por hoy, a tu cliente:

Aunque no todos mis clientes van a querer formar equipo, porque quieran simplificar al máximo sus negocios y no lo tengan entre sus objetivos.

Sea cómo sea:

  • Adquirir habilidades en organización, digitalización REAL, productividad y trabajo en equipo, requiere una TRANSFORMACIÓN en casos cómo los que te he contado.
  • Esa transformación no es posible si no se es consciente de ello, y tampoco es posible hacerlo de forma acelerada, cuando ya tiene decidido contratarte porque te necesita (o eso cree).
  • Esa transformación requiere ser guiada por alguien con conocimientos, habilidades y experiencia que difieren un poco (o un mucho) de tu rol. Ojo, no hablo de que sea de más categoría, roles más avanzados, …simplemente DISTINTOS.

Gestión de tareas para Asistentes Virtuales

Y no te “estoy robando” clientes, simplemente, creo profundamente que es necesario que, un par de mesecitos antes, experimenten esa transformación y lleguen a tí para FORMAR UN EQUIPO EFICIENTE Y FELIZ.

Y ahora, quizás tú digas…vale Victoria, profesionales así, “todos pa tí”, después “me los pasas” ¿vale?.

….pero pensarás…¿y yo? Yo necesito también mejorar la organización de mi trastienda, mis tareas, mi productividad…

Por supuesto, pero partiríamos de otro punto, tu trastienda es distinta, tus conocimientos y habilidades también y tu rol dentro del equipo de tu cliente, idem de idem.

Ten en cuenta que:

  • Vas a formar parte de tantos equipos cómo clientes tengas.
  • Que cada cliente va a funcionar de una forma distinta, con gestores de tareas distintos y canales de comunicación distintos.
  • Que si tratas de “unificar” y “forzar” la forma de trabajar de cada uno de ellos, igual eso no funciona.
  • Y que tú misma, tendrás tus preferencias para gestionar a todos esos clientes.

Mi metodología para Asistentes Virtuales

Hoy por hoy, mi metodología y mis mentorías, están diseñadas y validadas para tus clientes, pero no para el rol de Asistente Virtual.

Tengo en mente la adaptación del Modelo de Madurez Virtual para Asistentes Virtuales…pero eso, me llevará su tiempo, y no está entre mis objetivos en 2022.

Mientras tanto, sigues siendo bienvenida con el respeto y cariño que te tengo, a mi comunidad.

Espero te sigan siendo útiles mis contenidos

Tuya siempre 

Victoria Delgado – Mentora de Gestión para Negocios Digitales.

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¡¡Menudo palabro!!. Sí, es el justo y necesario, porque aquí te voy a hablar sobre mí cómo Mentora Digital…peeroo…sin dejar de lado mi lado más personal, ósea PROFEsional-peRSONAL. Te iré contando vivencias, ocurrencias y conocimientos varios. Mi profesión digital desde mi YO más humano.

¡¡Espero que lo disfrutes!!