7 Acciones de Mejora Continua para la gestión eficiente de tu empresa

El concepto de CALIDAD y la Mejora Continua

Las acciones de mejora continua están íntimamente relacionadas con el concepto de calidad.

Hay quien piensa que implementar la calidad implica:

  • 📚Exceso de normas
  • 📃 Hacer mucha documentación
  • 🧾 Acompañar los procesos con burocracia y trámites
  • 🕵🏻 Tenerlo todo listo cuándo llegue la auditoría
  • 🏅 Conseguir el sello para atraer a más clientes

 

En un artículo anterior de este mismo blog, titulado “Calidad, marketing y sostenibilidad”, te hablaba sobre el concepto de calidad.

La calidad en las empresas, no es más que una forma de trabajar. Una serie de normas o pautas definidas para llevar a cabo un proceso de fabricación o prestación de servicio.

Estas normas van encaminadas a optimizar procesos, lograr un equilibrio entre el trabajo humano y el de las máquinas o nuevas tecnologías, evitar riesgos o automatizar tareas, entre otras cuestiones.

Con todo ello, se trata de lograr la excelencia en la calidad final de la prestación de servicios o fabricación de productos.

Acciones calidad y mejora continua para la gestión de tu negocio

La calidad en la gestión y administración empresarial

Ahora bien. Mi propia experiencia me dice, que los sistemas o modelos de calidad, en múltiples ocasiones, no se tienen en cuenta para implantarlos en los procesos de gestión o administración de los negocios.

De esta forma, podemos encontrar en el tejido empresarial, plantas de producción o grandes compañías de servicios, que centran la implementación de un sistema de calidad en el desarrollo o prestación, olvidando ciertos departamentos dedicados a labores puramente administrativas.

Las normas oficiales pueden implementarse en cualquier área de negocio, adaptándose a la naturaleza de cada actividad.

Bajo mi opinión, el trabajo menos visible y que se entiende que menos influye en la entrega final (aunque no es así), se queda “desamparado” en cuanto a cuestiones de procesos y calidad.

La mejora continua, uno de los pilares de la calidad

Volviendo a los conceptos de calidad y mejora continua, y remitiéndome al mismo artículo, refrescamos la memoria de las cuatro etapas de la Mejora Continua:

  1. Planificación: Determinación de objetivos y métodos. Se lleva a cabo tras una etapa de análisis. En esta etapa se definen actuaciones y propuestas de mejora.
  2. Realización: Implantación o implementación de las acciones definidas en la etapa anterior. Siempre teniendo en cuenta a los implicados, en cuanto a comunicación y formación.
  3. Verificación: Es la etapa de seguimiento y evaluación de las acciones de la etapa anterior.
  4. Actuación: Definición de aspectos a mejorar extraídos de la etapa de verificación.

 

Justo cuando se termina esta cuarta etapa, se planifican las actuaciones de mejora, con lo que volvemos de nuevo a la etapa uno.

Y así, indefinidamente, durante toda la vida de la empresa, negocio o departamento.

Estas fases nos sirven de introducción a las pequeñas acciones que te voy a enumerar.

Mejora continua, calidad y certificaciones

Si eres profesional independiente, o tienes una microempresa o PYME, y quieres trabajar con una metodología o unas normas, no tienes por qué afrontar una implementación que, quizás, está fuera de tu alcance, por cualquier motivo.

Implementar un Ciclo de Mejora Continua y ganar en productividad, eficacia y eficiencia en cualquier empresa, no tiene por qué implicar el embarcarse en una transformación de la mano de Normas o Especificaciones Técnicas determinadas por algún organismo oficial.

Me refiero, a que, según mi opinión, el trabajar con unos mínimos estándares de calidad, no quiere decir que sea indispensable cumplir con normas técnicas tipo UNE, EN o ISO y la infinidad de versiones que nos podemos encontrar de ellas, dependiendo del sector.

Vaya por delante, que no es una afirmación que pretenda desprestigiar la labor de estos organismos.

Es más bien una realidad palpable: O se tienen recursos para implementar todo lo que implica una norma oficial, o ni tan siquiera la organización o individuo, se plantean establecer unas mínimas metodologías de trabajo.

Si estás leyendo esto, quizás, no persigas un sello de calidad, sino que, simplemente, (nada más y nada menos) quieras que tu negocio evolucione de forma controlada.

Sinceramente, te felicito.

Tu actitud y objetivos frente a tu pequeña o gran organización, ya aportan mucho para comenzar el camino a la excelencia con los consejos que te voy a proponer.

Pequeñas acciones para implementar la calidad y mejora continua en pequeñas empresas

Existen múltiples acciones que puedes poner en práctica, incluso si trabajas de forma independiente y no tienes un equipo.

Vuelvo a recalcar la importancia de la mentalidad en estas cuestiones.

La flexibilidad ante el cambio, es primordial para llevar a cabo cualquier transformación, por pequeña que sea.

Paso entonces, sin más, a detallarte algunos de estos consejos que puedes ir implementando progresivamente.

1 - Estructura y organización funcional

Es la base para poder trabajar de forma ordenada en cualquier negocio.

¿Qué áreas tiene tu negocio?.

Responde a esta pregunta cómo si fueras una gran multinacional con departamentos, independientemente de que existan personas en tu empresa que realicen varias funciones.

Haz una lista detallando, de forma simple, los departamentos o áreas y las tareas que se realizan en cada una de ellas.

  • Ventas
  • Almacén
  • Compras
  • Facturación
  • Marketing, organización…

2 - Ten presente el ciclo de mejora continua

Aunque no lo documentes o lo hagas de una forma estructurada u organizada.

Cada cambio que introduzcas, cada trabajo, cada servicio:

  • Plásmalo en un calendario
  • Desarrolla el trabajo
  • Haz un seguimiento periódico. (diario, semanal, mensual)
  • Revisa cómo se ha llevado a cabo, mejora los puntos fuertes y corrige los débiles.

3 - Fomenta la comunicación eficiente con tu equipo de trabajo

Hazlos partícipes de tus ideas, de los proyectos que hay en marcha, cambios, etc…

Sobre todo, sensibiliza a tu personal de la importancia del proceso de mejora continua, promoviendo su participación.

Estudia la forma en que se pueda simplificar y mejorar la comunicación entre tod@s.

Evalúa todos los canales y ten en cuenta, la agilidad en la comunicación, evitar interrupciones innecesarias y que los mensajes, si quedan registrados, sean de fácil acceso y se encuentren rápido.

4 - Utiliza herramientas digitales, al ser posible

Si tú y/o tu equipo tenéis habilidades tecnológicas para utilizar herramientas digitales, opta por implementar herramientas que faciliten el trabajo colaborativo.

Las herramientas que existen hoy en día al alcance de todos, os facilitaran mucho la comunicación y la coordinación de tareas.

No me refiero a un grupo de mensajería instantánea.

Existen soluciones, que bien implementadas y utilizadas, pueden ser la clave para organizar cualquier lluvia de ideas, o propuestas de mejora y de corrección de errores.

Sin entrar a hablar de la Gestión de equipos, proyectos o tareas, Asana o Trello pueden usarse tanto para gestionar toda la actividad del día a día o cómo herramienta de comunicación.

Existen otras mediante las cuales podéis organizar el intercambio de información de forma mucho más eficiente que en un chat. Por ejemplo: SLACK.

5 - Facilita la comunicación con tus clientes.

Antes, durante y después del servicio prestado o de la entrega de un producto.

Utiliza canales que os faciliten el seguimiento.

Esto no quiere decir trabajar 24/7, que esto dependerá de tus recursos, simplemente, trata de optimizar tus horarios y respetarlos.

Muy importante el obtener una opinión aceptando las críticas de forma constructiva.

Recopila testimonios que te sirvan para captar nuevos clientes.

Las reseñas son también una fuente de información valiosísima para la mejora continua de procesos de trabajo.

Para ello, tener una página de Google Empresa e indicar a tus clientes que dejen ahí su opinión, es una acción muy recomendable, fácil y gratuita.

6 - Define y documenta los procesos de trabajo

Lo puedes hacer sin necesidad de desarrollar una wiki-pedia.

Es suficiente con realizar listas de tareas simples, para cada una de las áreas y trabajos que se realicen. También para el uso de herramientas digitales, sea cuáles sean.

Estas listas, las puedes hacer en cualquier formato. Eso sí, no utilices varios y hazlo de forma organizada.

Empieza por aquellos procesos más complejos y/o por las tareas que pueden realizar más de una persona en el equipo.

Si trabajas en solitario, da prioridad a documentar una guía de trabajo para aquellas tareas que tengas en mente delegar en algún momento.

7 - Realiza auditorías internas e informales

Haz una breve parada periódicamente, cada 3 o 6 meses, por ejemplo.

Observa todo el trabajo que habéis hecho en cuanto a mejoras, intercambia impresiones con todos/as los implicados/as.

Extrae datos, analízalos.

Si no dispones de unos datos específicos, piensa en cómo conseguirlos para la próxima auditoría.

Una vez analizados los datos, estableced acciones de mejora y acciones de corrección.

Con una simple hoja de cálculo te bastará.

¡¡Y vuelta a empezar!!

Concluyendo

Hasta aquí un resumen de cómo puedes afrontar progresivamente un cambio hacia la excelencia, solo cambiando la mentalidad organizacional e implementando una serie de acciones en tu empresa.

Cómo ves, se puede mejorar, y mucho, sin necesidad de recurrir a un gran sistema de gestión de calidad.

Mi propuesta: El Modelo de Madurez Virtual

“Aterrizando” todo lo que te acabo de contar, y esperando te esté sirviendo esta información, no tengo mejor forma de despedirme que presentarte la metodología que yo misma he diseñado para ti: El Modelo de Madurez Virtual.

El MMV es una metodología de gestión en digital para implementar en microempresas, pymes o negocios de profesionales independientes.

Una alternativa práctica, a los grandes sistemas de calidad, apoyándonos en el uso de herramientas 100% digitales.

Te invito a que lo conozcas más en profundidad:

Sin más, me despido, y te recuerdo:

Apuesta por tu excelencia digital

✍🏼Victoria Delgado - Mentora de Gestión Digital

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