¿Título aburrido?, puede ser, aunque te adelanto que no vengo a contarte los pasos para organizar carpetas y archivos,  tener una gestión documental perfecta o cómo ordenar las carpetas en tu ordenador. Eso viene después, si quieres, claro.

No nos olvidemos del título de este blog, ese en el que las palabras inquietudes, espíritu y digital aparecen en la misma frase. No quiero defraudarte y mucho menos, aburrirte.

Eso sí, te recomiendo que te quedes por aquí en el caso que, en tu trabajo diario, estés pensando en mejorar la organización de tus archivos y carpetas. Si te sientes identificada con alguno de estas afirmaciones:

Te entiendo, y te voy a ayudar en ello, te lo aseguro. Pero hoy vengo a contarte mis inicios en eso de la gestión documental, y cómo me ha venido acompañando hasta hoy. Tanto es así que en este momento es uno de los “servicios premium” de mi negocio.

Creo que es importante que la conozcas, como preámbulo a lo que después te voy a ofrecer. Así que hoy, por ti, voy a remover mi baúl de los recuerdos.

Siendo sincera, me estoy dando cuenta que cada vez que me pongo a escribir aquí, me acuerdo de “Las Chicas de Oro”…Sicilia 1920, que diría la “adorable” Sophia. 🙂

La “experta” en organizar carpetas y archivos

Pues a lo Sophia, empiezo. Málaga 1995. Modestia aparte, desde que di el salto en mi adolescencia del BUP/COU a la informática y años después en mi segunda época estudiantil más relacionada con la documentación, la media de mis expedientes fue superior al 8 sobre 10.

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Eso sí, obviamente estarás conmigo en que un título y un expediente no lo es todo. Los conocimientos llevados al terreno laboral, a menudo, se quedan muy pequeños. Y la actitud pasa a ser una de las protagonistas para el éxito.

Antes de trabajar, yo pensaba que conociendo todas las opciones del explorador de Windows (el Windows 95 por aquel entonces) ya sabía todo sobre la organización de archivos.

Porque claro, yo ya sabía ordenar archivos alfabéticamente, por fecha, por tipo, mover carpetas, cambiar el nombre de carpetas y archivos, buscar con filtros…¡una maquinona vamos!. JA….JA.

Los primeros pasos en una empresa de verdad

Cuando comencé a trabajar en una multinacional IT, allá por el 98, a mis recién cumplidos 21 años (sí, por aquél entonces se conseguía trabajo a esa edad), ya me di cuenta de eso que te decía. Lo que nos enseñan en los libros, en el instituto o en la universidad, es la millonésima parte de lo que “se cuece” en el mundo laboral.

Y centrándonos en la gestión documental, que es lo que hoy vengo a tratar, te cuento.

Durante los primeros años, cada vez que cambiaba de proyecto, cosa que era muy frecuente en la innovadora “factoría de Software”, tenía que adaptarme a la jerarquía documental del mismo. Créeme cuando te digo que eso me costaba, a veces, más de una jornada.

La importancia de organizar carpetas y archivos en una empresa de forma correcta

Una correcta gestión documental de un proyecto de software gigantesco, con más de diez (y de veinte) personas en el equipo e incluso en distintas localizaciones mundiales, es fundamental para que el desarrollo del proyecto y su gestión no se vayan al garete.

Victoria Delgado Archivadores teclado pcEn el desarrollo de software se generan miles de archivos de código de programación y de distinto tipo, dependiendo de la tecnología. Imagínate si se trata de una web totalmente personalizada y programada, nada de WordPress ni ningún CMS. La estructura de carpetas con código, imágenes (cada botoncito, cada opción de menú) y demás recursos es super importante para que todo funcione cómo la seda.

Pero no todo son archivos relacionados con la programación. La propia gestión de los proyectos y los documentos generados en cada fase de cada unidad de programación, también tienen que estar bien ordenaditos y controlados.

Y todos y cada uno de los proyectos era un mundo. Y eso dependía mucho del personal, empezando por quién gestionara el mismo, y terminando por el equipo de arquitectura software, análisis y programación.

La instauración de un modelo de calidad – Capability Maturity Model

Y entonces llegó CMM. No, no es la televisión de Castilla la Mancha. Es eso del subtítulo, el Capability Maturity Model – ¿¿Ein??.

Te cuento, traducido es el Modelo de Madurez de Capacidades en una organización.

Es (era) un modelo de evaluación de los procesos de una organización. En un principio fue creado para los procesos al desarrollo e implementación de software. Digo era, porque después evolucionó al CMMI.

En aquel momento, me convertí en parte del Equipo de Mejora Continua (Continious Improvement Team) ¡toma ya!.

Uno de los motivos, me dijeron, era la alta adaptabilidad que había demostrado para trabajar en distintas tecnologías y líneas de producción y la visibilidad “global” que me había aportado. Claro, empecé picando código en cobol y PL/1, pasé a la ERP SAP y después me “reciclé” en la línea de netCentric. Palabrería técnica que no te aporta nada, ya lo sé, pero bueno, es parte de mi historia. Pasados los años, y viéndolo con otra perspectiva, creo que, como se suele decir “me regalaron el oído” cuando me dijeron eso de lo estupendísima que era por la visión que tenía. (eso da para otro post).

Los niveles de calidad

El modelo CMM tenía varios niveles a superar, como cursos lectivos. Eran 5. Con el quinto, la organización conseguía el nivel superior en madurez.

  1. Inicial
  2. Repetible
  3. Definido
  4. Gestionado
  5. Optimizado

Nosotros, allá por 2001, íbamos a prepararnos para superar el nivel 2. El nivel 1 se supone que un negocio que funcione, ya lo tenía. Había que conseguir, en el mínimo tiempo posible, al nivel 5 para competir con la India.

Fue entonces cuando mis compañeros y jefes me empezaron a verme cómo una agente de asuntos internos. Se echaban a temblar cuándo me dirigía a su mesa o despacho. Te pongo en situación. Otras tres personas y yo éramos las encargadas de:

  1. Investigar en profundidad el estado de gestión de cada proyecto. Meter las narices en “lo ajeno”.
  2. Desarrollar los procesos y procedimientos acorde al modelo de calidad y al flujo de trabajo. Menuda faena hacer aquello entendible y manejable.
  3. Crear contenidos formativos sobre la implantación del modelo, organizar e impartir cursos. De lo más divertido, eso sí.
  4. Dar soporte a los proyectos durante la implantación de los nuevos procesos de trabajo. Una batalla diaria.
  5. Realizar auditorías internas previas a la auditoría oficial. ¡¡Ay aquellas checklists interminables!!.
  6. Prestar soporte en las auditorias formales. La tensión se masticaba por los rincones.

Y dirás “¿qué tiene que ver todo eso con el orden en las carpetas y archivos? Déjate de siglas, de teorías y batallitas y ve al grano, Victoria”.

Llevas razón. Para saber teorías ya está Google. Si quieres saber más de lo que era CMM, haz clic aquí. Aunque estoy segura que ya eres más que consciente de la línea de este blog. Un blog profersonal es precisamente esto, batallitas laborales, y ¡¡tengo unas cuantas!!. Pero bueno, que soy consciente que me explayo mucho. Intento resumir.

Te voy a contar el porqué de toda esta historia.

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El SCM, la KPA clave para la estructura de carpetas

Prometo que son las últimas siglas que nombro. ¡¡Qué locura de siglas y anglicismos!!, ya te digo que eso, precisamente, no lo echo de menos para nada. Te traduzco y explico.

Una KPA es una Key Process Area – Area Clave de Proceso. Había varias en cada nivel de los que te hablé antes. Eran cómo asignaturas que había que aprobar para pasar de curso (nivel).

Una de esas áreas claves para superar el nivel 2 del modelo, era SCM – Software Configuration Management – Administración de la Configuración del Software.

Nuestra primera impresión, sin estar documentados, fue…“Pero qué coj… ¿tenemos que documentar cómo se configura cada programa que se utiliza? ¡¡vamos apañaos!!.”

Podría ser, pero estando dentro de la cultura de procesos, se refiera a identificar, relacionar, almacenar y trabajar con los elementos o productos de trabajo. Al decir productos de trabajo dentro de un proyecto IT, nos referimos a:

Y un sinfín de archivos que se genera en el ciclo de desarrollo de software. ¿esto ya te suena más coherente? ¡¡Claro!! Si miras en una de las parrafadas anteriores, hacía precisamente referencia a esto. A todos los archivos que se generan en un proyecto informático.

Tiempo, esfuerzo, debates (discusiones) para cumplir con el modelo

¡¡Menudo follón!!

Cada proyecto y cada personal “de su padre y de su madre” y teníamos todos que entender cómo CMM pretendía que se crearan procedimientos y procesos para cumplir con el modelo y superar la asignatura.

Eso lo primero, después venía todo lo demás que os contaba, escribir los procesos, formación, auditorías…¡Ni entretenidos que estábamos!

Por resumirlo ¿Qué hicimos?

Por cada proyecto se definió (hablo de memoria, igual me equivoco, gracias papi por transmitirme tu genética):

Y desde entonces hasta ahora, la organización de archivos ha estado presente

Cómo ya he llegado dónde quería llegar, que es a contarte dónde empezó toda esta historia mía con las estructuras de carpetas y archivos, no te voy a seguir contando historietas (que haberlas haylas).

Bueno, eso sí, se consiguió el nivel 2 y el 3. Después abandoné la empresa (que también da para otro artículo) y superaron hasta al nivel 5 a tiempo.

Llegaron otros trabajos, en los que la gestión documental muy a menudo brillaba por su ausencia. Ya te puedes imaginar cuando abría un explorador de Windows y veía lo que veía.

Para mí todo era un desastre, me echaba a temblar con el caos y el desorden, pero sobre todo con la despreocupación. Incluso llegué a escuchar (y no sólo una vez) “Yo me acuerdo cómo lo he nombrado y sé que está en “Mis Documentos” o en “Imágenes””.

Hubo ocasiones en que me daban “autoridad” para reordenar, aunque eso no ocurrió casi nunca, la verdad sea dicha. En definitiva, este “espíritu digital” se ha sentido una friki incomprendida a la hora de tratar la organización de carpetas y archivos, por que claro, al fin y al cabo “Qué más da, no se cobra a los clientes por ello, no genera dinero”.

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Y ya por hoy me despido.

Te leo en los comentarios, me los voy a leer todos toditos, y porsupuestísimo, te voy a contestar ¡¡faltaría más!!.

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Victoria Delgado

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